Blog · 16 Ekim 2026 · 7 dk okuma

Psikologlar İçin Online Randevu ve Danışan Takibi: Gizliliği Koruyan 7 Adım

Psikolog ve terapistler için online randevu, SMS hatırlatma, seans notu ve açık rıza. Danışan gizliliğini koruyarak takibi kolaylaştırmanın 7 adımı.

Bağımsız çalışan bir psikoloğun haftası randevu mesajlarıyla dolar. Bir danışan saat değiştirmek ister, bir diğeri seansı unutur, yeni biri "ilk görüşme için uygun saatiniz var mı?" diye yazar. Bu yazışmalar seans aralarına sıkışır ve asıl işinizden zaman çalar. Öte yandan psikolojide randevu takibi sıradan bir takvim işi değil. Danışan bilgisi özel nitelikli kişisel veridir ve gizlilik mesleğin kendisidir. Bu yazıda online randevu ve danışan takibini gizliliği bozmadan kurmanın 7 adımını anlatıyoruz. Her adımda RandApp'in ne yaptığını da açıkça yazdık.

1. Danışan randevusunu kendisi alsın

Danışan çoğu zaman akşam ya da hafta sonu karar verir. O anda size yazmak yerine boş saatlerinizi görüp randevusunu alabilmeli. Bunun için uygulama indirmesi ya da parola ezberlemesi gerekmemeli.

• Size ait bir randevu sayfası: randapp.co/adiniz gibi kısa bir adres. Instagram profilinize ve web sitenize koyarsınız.
• Danışan telefonuna gelen kodla doğrular, parola ezberlemez.
• İlk görüşme ve kontrol görüşmesi gibi farklı süreli hizmetleri ayrı tanımlarsınız, sayfada yalnız gerçekten boş saatler görünür.

2. Hizmet adı teşhis çağrıştırmasın

Randevu sayfanızdaki hizmet adları herkese açıktır ve danışanın aldığı randevuda da görünür. "Depresyon terapisi" ya da "Panik atak seansı" gibi adlar, randevuyu alan kişi hakkında bilgi verir. Bunun yerine "Bireysel görüşme, 50 dk" ya da "İlk görüşme" gibi tarafsız adlar kullanın. Bu küçük tercih danışanınızı korur.

3. Hatırlatma mesajı gitsin ama bir şey ele vermesin

Unutulan seans hem sizin hem danışanın zararı. Randevudan önce otomatik hatırlatma şart. Ama telefon ekranında görünen mesaj, danışanın kimseyle paylaşmak istemediği bir bilgiyi açık etmemeli.

• RandApp'in hatırlatma SMS'inde hizmet adı geçmez. Mesajda yalnız sizin adınız ve randevu saati yazar.
• SMS'te görünecek adı siz seçersiniz. İsterseniz kendi adınızı yazarsınız, "psikoloji" kelimesi geçmek zorunda değildir.
• Ayarlardan açarsanız hatırlatma mesajına bir bağlantı eklenir, danışan bu bağlantıdan "Geleceğim" ya da "Gelemeyeceğim" diye yanıt verir, siz takvimde görürsünüz. Gelemeyecek olan danışanın saati başka birine açılır.

SMS'ler aylık ücrete dahildir, mesaj başına ayrıca ödeme yapmazsınız.

4. Haftalık seansları tek seferde planlayın

Terapi çoğunlukla düzenli bir ritimle ilerler. Her hafta aynı gün ve saatte görüşen bir danışan için on randevuyu tek tek açmak zaman kaybıdır.

• Haftalık, iki haftada bir ya da aylık seriyi tek seferde oluşturursunuz. Dolu bir tarih varsa atlanır ve size söylenir.
• Danışan bir gün değişiklik isterse yalnız o randevuyu taşırsınız. Bütün seri değişecekse "bu ve sonraki randevular" seçeneğiyle tek seferde taşır ya da iptal edersiniz.
• Seri değişince danışana tek bir özet mesaj gider, on ayrı mesaj değil.

5. Online görüşme bağlantısı randevunun içinde olsun

Online seans yapıyorsanız bağlantıyı her seferinde WhatsApp'tan göndermek hem yorucu hem hataya açık. RandApp'te sabit görüşme odanızı ya da randevuya özel bağlantıyı randevuya eklersiniz. Danışan bağlantıyı randevu sayfasında görür ve görüşmeye seans saatinden kısa süre önce katılabilir.

6. Seans notu şifreli dursun, rızasız tutulmasın

Seans notu, ölçüm ve danışana ait dosyalar sağlık verisidir. Bunları tutmak için danışanın açık rızası gerekir ve rıza vermemesi hizmet almasına engel olmamalıdır. Rıza yoksa bu kayıtlar tutulmaz, randevu yine alınır.

• Seans notları şifreli saklanır ve panelde danışana açılmaz. Danışan KVKK kapsamında kendi bilgilerini isterse, uzman olarak siz cevaplarsınız.
• Hazır not şablonları (SOAP, DAP, BIRP ve süreç notu) ile yazmaya boş sayfadan başlamazsınız. Kendi şablonunuzu da eklersiniz.
• İsterseniz danışan ilk görüşmeden önce kısa bir ön görüşme formunu kendi telefonundan doldurur. Form yalnız açık rızayla gönderilir.
• Sağlık kayıtlarını yalnız yetki verdiğiniz kişiler görür ve personelin her açılışı kayda geçer. Bu kayıtlar dışa aktarılan listelere girmez.

Danışanlarınıza göstereceğiniz KVKK aydınlatma metni işletmenize özel olarak hazır gelir ve randevu ekranında yer alır.

7. Ödemeyi kaydedin, makbuzu kendi programınızdan kesin

Seans ücretinin alınıp alınmadığını bilmek, ay sonunda kimden ne alacağınızı görmek gerekir. RandApp'te her seansın ödemesini nakit, kart ya da havale olarak kaydedersiniz, bir ödemeyi birden fazla yönteme bölebilirsiniz. Paket satıyorsanız her seansta bir hak kendiliğinden düşer. Serbest meslek makbuzunu ise kullandığınız muhasebe programından ya da e-SMM portalından kesmeye devam edersiniz. RandApp ödeme kaydı tutar, makbuz yerine geçmez.

Ne kadar tutar?

RandApp'te tek başına çalışan bir uzman için ücret aylık 1.000 TL, iki ve daha fazla uzmanlı merkezler için aylık 2.300 TL. İkisi de KDV dahil ve SMS'ler ücrete dahil. Taahhüt yok, kart bilgisi istenmez. Ücretsiz dönem ve ayrıntılar için fiyat sayfasına bakabilirsiniz.

Kısaca

İyi bir randevu sistemi psikoloğun zamanını yazışmalardan geri alır ama gizlilikten ödün vermez. Tarafsız hizmet adları, içeriği ele vermeyen hatırlatmalar, şifreli seans notları ve açık rıza bu dengenin temelidir. RandApp'i psikologlar için nasıl kurduğumuzu psikolog sayfamızda ayrıntılı anlattık.